Feliz año 2012

El año que termina ha sido difícil para mi y al tiempo positivo. Mi padre falleció luego de un período duro. Me fui de Venezuela y comencé a estudiar luego de años de haber terminado con esa etapa.

Lo que puedo decir es que en cada momento difícil las cosas que he ido aprendiendo sobre productividad y organización me ayudaron muchísimo: desde empacar en media hora y mantener cierta calma cuando mi padre falleció y tuve que viajar a su entierro hasta herramientas de estudio efectivas. Más sobre eso el próximo año.

Te agradezco por leerme y por haber tenido paciencia en los meses que no publiqué gran cosa.

Mónica

Proyecto CreaOrden: organizar tu computadora e Internet

Para estos días de mis vacaciones y del año, me he propuesto optimizar, carenar, organizar mi vida digital. Sigue la lista de lo que voy a hacer y algunos enlaces con información pertinente. Quizás quieras hacer algunas de estas cosas.

Fotos:

1. Reducir el numero de fotos en la carpeta "pictures" 
2. Usar tags en todas mis fotos 
3. Resguardar las fotos con etiquetas en Dropbox  

Email:

1. Bandeja de entrada del email a cero: Esto es algo que hago a menudo, pero es parte del carenado.
2. Hacer filtros de todo lo que me llega al inbox excepto estudios y otras cosas urgentes. La idea es que todo lo no urgente se archive y nunca entre en la bandeja de entrada.Algunas etiquetas que estoy usando son: ofertas, leer y leer: newsletters
3. Borrar los mensajes hasta llegar el 60% de la cuenta: empezar por los que tienen archivo adjunto
4. Sincronizar con Thunderbird 

Disco duro:

1. Borrar archivos de freelances finalizados
2. Usar Disk Inventory X para ver qué me ocupa mucho espacio y borrar lo que pueda: Disk Inventory X es un programa para Mac que genera una representación gráfica de los archivos en tu disco duro. Cada tipo de archivo tiene otro color y uno puede ir borrando y refrescando la gráfica. Te hace ver la limpieza que estás haciendo 
3. Respaldar en Internet con DropBox 
4. Organizar todas las carpetas

Passwords:

1. Crear una nueva combinación de contraseñas para organizarlas mejor. Si vas a leer el enlace del artículo procura leer mi último comentario sobre el tema, que también puede ayudar. 
2. Anotar en KeyPass las nuevas contraseñas 
3. Respaldar mi base de datos de KeyPassX

Contactos:

• Borrar todos los contactos de Facebook de gente a quienes no conozco personalmente ó son poco importantes: Aquí aún estoy tratando de conseguir el algoritmo correcto. Tengo muchas personas a quienes conozco muy por encima y que quisiera borrar, pero aún no he decidido hasta cuántos quiero borrar. Se escuchan ideas.

Sincronización

• Sincronizar mi blackberry, iPad y Laptop 

Presupuestar el tiempo

Sentada en el precario, se me antoja, avión bimotor American Eagle voy destino a el cambio más radical de vida que he tenido, digamos, desde el siglo pasado. No sólo cambio de país, sino de actividad central. De ser freelance  de diseño gráfico y dar clases y talleres a adultos y diseñadores , voy a volver a ser estudiante. De tener mi propia casa voy a pasar a vivir con tres chicas en un apartamento estudiantil. El cambio es uno muy deseado y estoy muy contenta.

Para evadirme de mi (manejable) miedo a volar, abro mi laptop y en seguida me aparece un recordatorio de mi iCal que dice: “crea orden”. No se trata de una cita sino de una herramienta para presupuestar del tiempo. Es una  herramienta que aprendí del curso online de Dave Crenshaw, que por cierto vale mucho la pena. El la llama el "presupuestador del tiempo".

El ejercicio previo a la herramienta es ya en si mismo muy esclarecedor. Y si sólo quieres llevarte este ejercicio, ya has ganado mucho. Ya conocemos las herramientas que monitorean qué realmente hacemos con el tiempo, pero qué realmente debemos hacer con él es una pregunta más importante. 

Lo primero que hay que hacer es escribir las categorías (más o menos amplias) de qué hacemos con nuestro tiempo. Por ejemplo: trabajo, limpieza del hogar, transporte, etc. Luego hacer un estimado de cuántas horas semanales le dedicamos. ¿Porqué semanas y no días ó meses? Días no varía suficiente y meses es demasiado amplio. En una semana tenemos muchas cosas que cambian y a la vez se repiten. El segundo paso es asignarle el tiempo que crees le estás dedicando en la semana a cada categoría. Por último totaliza. Cuánto suma tu semana? Recuerda que hay sólo 168 horas en una semana. 

De este ejercicio, admití que estaba dedicando un tiempo exagerado a tareas que me apasionan pero no me generaban ningún ingreso. Entonces decidí que yo iba a trabajar 40 horas semanales en tareas que fueran remuneradas y 10 horas en trabajo voluntario y ni un minuto más. En mis cálculos esto significaba trabajar seis días a la semana. Decidí que iba a guardar el sábado como día de descanso.  otro problema obvio era que las tareas remuneradas podían venir de muchos frentes: iban desde un pequeña fuente de ingresos que tenía trabajando para un amigo, dar clases, freelances de diseño, entre otras cosas. Algo que salió del ejercicio es el aceptar, como freelance, que incluso las tareas que no tienen el dinero asegurado desde el comienzo son mejor clasificadas como tareas remuneradas y allí van desde presupuestar un trabajo hasta hacerte publicidad. También está cualquier tarea que podría eventualmente resultar en dinero como por ejemplo los cursos de mejoramiento profesional.

El siguiente paso es hacer una plantilla de qué voy a hacer cada semana. En un iCal creé un calendario nuevo y puse mi nuevo presupuesto de tiempo como eventos, desde trabajo remunerado a tiempo para hobbies y actividades sociales. 

Lo más importante de entender es que como herramienta es tan sólo una plantilla. No van a venir las hadas de la organización a pegarte con sus varitas si no haces lo que dice tu presupuesto. Es simplemente una guía para recordarte que prometiste invertir tu tiempo de mejor manera.

Justamente por el cambio de vida ahora voy a tener la oportunidad para hacer este ejercicio de nuevo. Si antes tenía como presupuesto trabajar en tareas con remuneración ahora tengo que crear el tiempo para hacer tareas. Luego de que evalué mi nueva situación, incluyendo los gastos de tiempo de transporte a clase, compras, voy a publicar mi nuevo presupuesto. Puede ser interesante.

Nota: esto lo escribí hace un par de meses de ida a mis estudios. Así de ocupada he estado. Ahora que estoy de vacaciones espero poder dedicarme más a mis queridos CreaOrdenados. Y pronto publico mi nuevo presupuestador del tiempo.

Productos CreaOrden: para llevar

Hoy quiero mostrarles varios productos que he comenzado a llevar conmigo cada vez que voy a estar fuera de casa por muchas horas. Si los estudiamos hay dos temas reinantes: "odio tener las manos y los dientes sucios" y "soy blanca y le temo al sol". Aparte hay un par de productos de belleza y confort con los que estoy entusiasmada.

En el sentido de las manecillas del reloj, desde la izquierda:

1. Cepillo y espejito plegable. Yo compré el mío en Target ó algo así. 
2. Protector solar líquido en tamaño para viajes. Es importante reaplicar durante el día.
3. Protector solar en barra. Digamos que estás en el semáforo y quieres ponerte protector solar en los brazos, esta presentación te permite hacerlo sin ensuciarte las manos. Las barras duran menos, no se aplican rápido en la superficie de la piel y cuestan más, por eso llevo las dos versiones. La barra es para los momentos en los que no quiero llenarme las manos de crema.
4. Perfume en roll-on. Estos duran más que los perfumes líquidos y son de aplicación más precisa. En vez de llenar el aire de producto lo puedes aplicar donde cuenta. 
5. Jabón de papel en rollo. Esta es una de mis cosas preferidas en mi porta-cosméticos. Es un jabón laminado tan fino que parece papel. En la presentación de rollo se puede cortar la lámina del tamaño que quieras. En Venezuela, donde la regla en los baños públicos es que el jabón se acabó hace varios días, tener esto me salva constantemente. Esta marca se consigue en Locatel en mi país.
6. Mini cepillo de dientes con perlita de pasta dental. Otro de mis cosas favoritas. Limpia mejor que muchos cepillos normales. Hay mucha controversia en Internet sobre si se puede ó es deseable usarlos más de una vez. Yo los uso mientras la perlita está, que viene a ser dos usos ó todo un día.
7. Cajita mini de mentitas mini. No hay que decir más.
8. Gotas humectantes para los ojos, empaque de un sólo uso. Si bien existen los empaques tipo gotero que son más económicos, la ventaja de los anteriores es que no usan preservativos y eso es más sano para el ojo.
9. Enjuague bucal en láminas. Si quieres no tener mal sabor en la boca (ó ningún otro sabor, las condenadas son nucleares) estas son las indicadas.

Aparte llevo conmigo:

• Curitas
• Porta lentes de contacto
• Lima
• Productos de maquilaje estratégico 
• Crema humectante
• Humectante para labios
• Pinza
• Elásticos para el cabello

Algo que se me olvidó? Alguna recomendación? Déjame un comentario!

Createch: Cómo usar Evernote para crear una base de datos de tus recetas

Hace unos meses preparé un curso personalizado de Access para una investigadora culinaria. Tenía un millón (ó quizás eran dos millones) de recetas. En serio, miles y miles de recetas, pasadas con muchísimo detalle a word, en carpetas dentro de carpetas anidadas en categoría dentro de categoría. Fuera de las recetas, tenía también cientos de hermosas fotos profesionales de los platos, guardadas de la misma manera. Esta señora quería, con toda razón, organizar su tesoro para decidir qué platos iban a pasar de la colección a varios libros de cocina. Con Access de Microsoft, creamos una base de datos para que pudiera existir una sola mega-carpeta con todas las recetas y que se pudiera buscar por tipo de plato y otros términos. La imagen está enlazada con la receta y aparece con sólo un click. Yo sólo le indiqué el camino, pero ahora debe estar muy adelantado el proyecto de los libros.

Obviamente, si hablamos de mi investigadora hablamos de una categoría distinta a la de la mayoría de los mortales. Aquellos que tenemos recetas, las tenemos de éste web site, de aquél, arrancadas de una revista, garabateadas en una servilleta, asfixiadas en una caja. En mi caso, mis recetas son mayoritariamente impresas de mi perfil en food.com y el resto las he ido transcribiendo a mano de libros ó recetas de personas que conozco. Tengo una, probablemente de las primeras, que explica cómo se hace arroz. Más bien cómo hace arroz mi mamá ó "Arroz a la mami". En serio. Las he tenido todas bastante ordenadas en una carpeta de anillos muy coqueta ella, con separadores por categoría.

Mi colección tiene muchos problemas. Primero, no tengo un índice por tanto no sé qué tengo. Segundo, para buscar algo tengo que buscar en toda la categoría. Tercero, si la receta es una sopa de vegetales, entonces: la pongo en "sopas" ó "platos vegetarianos"? Por último, y esto es lo peor, mis recetas no son portátiles y sin ellas no soy nada (en la cocina). Como no son portátiles (o sea digitales) tampoco son de fácil distribución y reproducción (esto último es un mensaje para mi progenitora). 

Para solventar estos problemas y pensando en lo que había hecho con Access se me ocurrió que se podía hacer una base de datos fantástica y muy fácilmente con Evernote. La base de datos que estoy haciendo ahora va a incluir todas mis recetas en un sólo cuaderno de Evernote. Una receta como "sopa de vegetales" se va a poder buscar por el nombre y por las siguientes etiquetas: "sopas", "vegetariano", "sano", "entradas", "favoritos", "dieta" y no sé qué más se me ocurra. El tenerlas en Evernote me va a permitir organizarlas alfabéticamente para imprimir un índice. De esta manera puedo tener las recetas impresas, pero organizadas igual que el índice. Voy a poder enviarlas, imprimirlas, publicarlas con toda facilidad. Una belleza. Hermoso.

Sigue mi flujo de trabajo para que puedas hacer tú lo mismo:

• Primero reuní todas mis recetas. Fue fácil, porque estaban prácticamente todas en la coqueta carpeta. Quizás tú tengas que hacer este paso por etapas e ir cuaderno por cuaderno, ó algo así.
• Dividí todas mis recetas por origen. Las que vienen de algún lugar de Internet, las que había escrito a mano y las contadas que tenía en editores de texto. Hice estas categorías a partir de la versión impresa, pero tú podrías separarlas en Escaneadas, en Word que van en dos carpetas y hacer alguna carpeta de marcadores web para aquellas que son del Internet. Lo importante es que estén categorizadas. 
• Crea una nota en Evernote por cada receta. Si es del Internet basta que consigas el enlace y lo recortes a Evernote. Si no quieres transcribir las recetas a digital, escanealas y pon la imagen en una nota también. O puedes escribir en la nota todo el texto de la receta. Si tienes en word, copia y pega en la ventana de la nota. Si no quieres escanear ni transcribir crea igual la nota con el título de la receta y pon una nota sobre dónde está el original, por ejemplo: libro de cocina griega pág. 5 ó cuaderno de cocina de la bisabuela. Lo importante es que haya una nota por receta.
• En este paso es donde estoy yo. Crea un nuevo cuaderno de notas en Evernote que se llame Recetas. A cada nota agrégale todas las etiquetas que te parezca pertinente. 
• Puedes hacer el trabajo poco a poco. Sólo consigue una manera de marcar lo que ya hiciste y lo que no. Puede ser un marca-libros si es un cuaderno. O crea una carpeta llamada "pasadas a Evernote" en tu escritorio de la compu y ve pasando lo que ya esté procesado.
• Una vez que hayas terminado, ó si ya tienes una parte considerable adelantada, ordena por nombre tu cuaderno de notas en Evernote e imprime la lista de recetas y si quieres una copia de cada receta. Ordena las copias de papel en el mismo orden alfabético. 
• Listo! Ahora cuando quieras hacer una "cena familiar", para tu primo que es "vegano" y tu hermana que está a "dieta" no vas a tener que pensarlo mucho.

Déjame un comentario sobre cómo organizas tus recetas y sobre qué te parece esta idea.

Libros CreaOrden | Reseña sobre Checklist Manifesto

El subtítulo de The Checklist Manifesto es "how to get things right", cómo hacer las cosas bien. Eso resume la importancia de un checklist ó lista control.

Atul Gawande es médico y se ha dedicado a escribir sobre su área. Y este libro es su protesta por las miles de muertes innecesarias por errores en cosas simples (como no poner un antibiótico a tiempo) y su propuesta de qué se debe hacer para salvar esas mismas vidas: usar una lista de control.

La industria de la salud no ha adoptado del todo su propuesta, pero Gawande examina los increíbles resultados en los hospitales donde la lista de control se utiliza antes de cada operación. También nos muestra cómo las listas de control ayudan en la aeronáutica e incluso en un restaurant de categoría. 

Es el libro más interesante que he leído en los últimos tiempos. Esperen leer más sobre listas de control en CreaOrden.

Mi post en el blog de Yago de Marta

Resulta que en febrero fui a ser juez de un torneo de debate en Bogotá. Nada tiene que ver con este blog el tema de debate competitivo, pero si me llevó el viaje a conocer a Yago de Marta quien se dedica a entrenar a directivos y políticos para hablar y debatir ante público y cámaras. Por alguna de las cosas de las que hablamos decidí enviarle el enlace a el Modelo Fogg y lo que había escrito sobre eso. Como resultado me pidió que escribiera sobre cómo cambiar el comportamiento (Modelo Fogg) y el debate y la oratoria. Este es el resultado.