La bandeja de entrada versión electrónica. Manual del usuario

En una entrada anterior escribí sobre la importancia de utilizar la bandeja de entrada. Ahora hablemos de la bandeja de entrada (inbox) que todos los que usamos email tenemos. La principal función de una bandeja de entrada (física o digital) es indicarnos qué cosas hay nuevas sin procesar. En el caso de la digital se trata de los nuevos correos. Aquellos que no hemos abierto o procesado.

Tener una bandeja con 140 mensajes sin abrir es el equivalente a tener pilas de papeles en el escritorio. Tener una mezcla de mensajes leídos y no leídos es igual a tener en esa pila tanto las carpetas del proyecto actual mezcladas con sobres de facturas sin abrir.

Tengo un amigo que no es muy efectivo respondiendo e-mails. Tanto así que suelo llamarlo por teléfono aparte de enviarle correos. Una vez vi su correo abierto. Al lado de su inbox un número insólito: más de 1200 correos sin abrir. Si estos correos de repente tomaran forma de papel mi amigo tendría que abrirse paso entre las montañas de papel que cubren su escritorio. Ni que decir que leer, procesar y responder 1200 correos tomaría días. Creo que gran parte de esos correos son cosas que ya no son actuales. Eso es lo bueno de postergar abrir un correo: que eventualmente ya no tiene sentido. Las cosas malas son: la pérdida de la confianza de los demás en tí, que la fiesta a la que te invitaron ya pasó, que las oportunidades ya no existen.

La mejor manera de hacer mecánica la tarea de vaciar tu bandeja de entrada y a la vez no pasarte la vida abriendo e-mails es establecer momentos específicos para hacerlo. Es una buena idea revisar un máximo de dos veces al día, diez minutos cada vez. Según Tim Ferris, autor de The 4-hour-work-week las mejores horas son las 10 am y 4 pm. Pero puedes establecer las horas tú según lo pienses. Entonces, en esas horas pon tu bandeja de entrada en cero. Qué significa esto? Significa que no hay nuevos correos que tu no hayas abierto, visto por encima y hecho con el uno de los siguientes:

1. Contestar: ¿Hay algo que contestar? Distinguir esto es muy importante. Hay veces que no es necesario responder y respondemos simplemente por ser educados. Si hay algo que contestar algo analiza esta dos opciones:
   

• Si responder dura 2 minutos o un máximo de 5 frases contesta en seguida. En seguida quiere decir dentro de los 10 minútos dos veces al día que le dedicas a tus correos. Contestar emails sin restricción todo el día interrumpiendo el resto de tus tareas, por más cortos que sean, es una receta segura de ganarse una crisis de nervios y de no avanzar en tu trabajo.
• Si responder dura más de 2 min hacerlo o más de 5 frases, ponlo en una carpeta o en el caso de gmail (Que recomiendo por encima de Yahoo y Hotmail) ponle una estrella o incluso un signo de exclamación que significa que luego vas a responderlo con calma. Este luego tiene que venir relativamente pronto y lo más fácil es que lo hagas al menos una vez a la semana. Para mí es los viernes.

2. Borrar. Así mismo y así de fácil.
3. Archivar: aquí recomiendo cuatro categorías:

• referencia. Son emails que queremos guardar simplemente porque tenemos el espacio. Yo tengo una limitación auto-impuesta: puedo archivar hasta un 33% de la capacidad de gmail, si me paso borro todos los emails con adjunto de más de un año. Los emails con adjunto son los que realmente hacen bulto. Mi límite tiene que ver más con una afinidad espartana con el espacio libre que con una necesidad real. Es algo que yo misma creé, puede ser más por supuesto. Sólo evita archivar tanto que ocupes toda la memoria asignada. Te puede pasar como a una clienta, a quien le bloquearon su cuenta por pasar su límite y entonces tuvo entrar en emergencia y pasarse una mañana borrando emails.
• Requieren acción o respuesta larga. Recuerda que los que requieren una respuesta corta (de 1 a 5 frases o que duran menos de 5 minutos) los respondes en las dos veces al día que estableciste. Una vez a la semana como mínimo vas a anotar todo lo que requiere acción en tu lista de tareas por hacer y responder los e-mails de respuesta larga. Puedes preguntar: ¿no puede ser que entonces que hayan emails de respuesta largos que no esperen hasta el día designado? la respuesta es sí. En ese caso tu mismo sabrás qué no espera más.
• Reenviar. porqué no reenviar de una vez? Porque esto toma tiempo. Porque es más facil reenviar todos de una vez. Porque si como yo reenvías muchos emails, vale la pena que centralices en un sólo día y te des un tiempo para evaluar si realmente vale la pena y/o debes reenviarlos.
  
• Leer. Muchos emails son artículos, enlaces de cosas que estás interesado en leer.
  

¿Debo establecer carpetas para cada uno de los casos?
En el caso de gmail no tiene mucho sentido crear carpetas para correos por responder, por leer o reenviar. En las preferencias de gmail puedes activar una gama de estrellas e íconos para señalar qué debes hacer con cada email que archivaste. En mi caso uso 3 íconos.

• una estrella azul para email para leer.
  
• Un símbolo de forward (como el que aparece en lo controles de los aparatos de DVD) para aquellos que quiero reenviar.
  
• Por último un símoblo de exclamación rojo que indica cosas que requieren una actividad de mi parte.

En los tres casos no dejo pasar más de una semana hasta que leo lo primero, reenvío lo segundo y anoto en mi lista de cosas por hacer lo tercero. Si en esta revisión no leo aquellos emails con estrella azul considero simplemente que no me importa suficiente y que probablemente nunca los lea.

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Imagen: Tidewater Muse